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Operatore Congressuale

Pubblicato da su Figure professionali

10 dicembre 2013

La definizione che viene data alla figura di Operatore Congressuale o Organizzatore Congressuale è quella di professionista responsabile dell’attività di ideazione e organizzazione di congressi, convegni, simposi o convention.
In un concetto più allargato la figura opera anche nell’ideazione e organizzazione di seminari ed eventi aggregativi, di incentivazione e di comunicazione [Event Manager].

E’ dunque colui che organizza una manifestazione a 360 gradi, con il compito di occuparsi dell’ideazione di un “pacchetto dell’evento” fino alle realizzazione effettiva ed opera nell’ambito della meeting & incentive industry.

Descrizione della professione

Quella dell’operatore congressuale è una professione molto dinamica: alcune fasi di lavoro si svolgono presso il proprio ufficio, mentre altre prevedono contatti con l’esterno e frequenti spostamenti. L’Operatore congressuale può lavorare, come dipendente o socio, all’interno di una società di organizzazione di congressi oppure può svolgere l’attività come libero professionista. Il compenso economico di questa figura è stabilito di volta in volta e dipende dalla complessità del servizio erogato.
Se l’Operatore congressuale è dipendente, può essere inquadrato come dirigente. Tuttavia se si lavora in proprio, è difficile iniziare l’attività professionale direttamente come organizzatore di congressi; è invece più frequente iniziare la carriera nella segreteria di uno staff o comunque svolgendo ruoli intermedi in questo settore. Solo dopo aver acquisito una certa esperienza sul campo, sarà possibile iniziare a svolgere incarichi di livello sempre più elevato ed eventualmente – disponendo di adeguate possibilità economiche, di un proprio ufficio attrezzato e di risorse umane – sarà possibile l’esercizio dell’attività in forma autonoma.

La prima fase del lavoro riguarda sicuramente la progettazione generale formulata seguendo le indicazioni del committente. Si tratta di definire: le linee-guida di ciò che si vuole veder realizzato; i contenuti da veicolare; l’immagine che si vuol far scaturire dall’evento.
Il professionista espone al committente una serie di proposte per cui viene definito un programma di massima e formulato un budget preventivo.

Una volta fatta la scelta del progetto e concordato l’aspetto finanziario: si contattano gli sponsor, gli ospiti ed i relatori della manifestazione; si promuove il convegno e si predispongono i servizi per la stampa; si scelgono ed organizzano i servizi di accoglienza, stipulando apposite convenzioni con alberghi, bar e ristoranti e pianificando i servizi di trasporto.

Il sopralluogo di sede è un’operazione essenziale per “ritagliare” l’abito dell’evento, prevenire qualsiasi sorpresa di tipo logistico e valorizzare al massimo le caratteristiche della sede. È da programmare adeguatamente, riservandogli tutto il tempo necessario: area convegnistica o espositiva, catering, magazzini, accessi al pubblico e merci, progettazione segnaletica sono tutti aspetti che vanno accuratamente analizzati e valutati in loco.

Insieme alla realizzazione dell’evento, che necessita di un’accurata regia, l’operatore congressuale dovrà anche: organizzare pranzi, cene o momenti turistico-culturali da effettuare nelle pause del congresso o al termine dello stesso; tenere i rapporti con i fornitori; predisporre il bilancio finale; coordinare l’attività di pubblicazione ed invio degli atti congressuali.

Sbocchi professionali

Meeting, congressi ed eventi sono ormai diffusamente entrati a far parte delle strategie di marketing delle aziende. Il crescente utilizzo degli eventi nel mix della comunicazione di marketing delle imprese richiederà eventi sempre più strategici, sempre più mirati, ma anche sempre più spettacolari, coinvolgenti, emozionanti.
Il settore del turismo congressuale è relativamente nuovo ma è in forte espansione, quindi anche le prospettive occupazionali sono piuttosto positive, soprattutto per chi vuole specializzarsi in un settore particolare. All’estero poi, l’operatore congressuale è molto più ricercato che in Italia.

La figura professionale in questione è molto richiesta e ad oggi in questo campo la presenza femminile supera di gran lunga quella maschile. Un ambito specifico è inoltre rappresentato dalle DMC Destination Management Company, agenzie che si occupano dell’organizzazione dei servizi logistici a supporto di un evento in un determinato territorio, specializzandosi quindi a livello nazionale, regionale o provinciale, oppure i Convention Bureau organizzazioni solitamente a struttura mista, pubblica e privata, con la duplice finalità di promozione di una determinata località e di coordinamento e organizzazione dell’offerta turistico-congressuale in essa presente.

A seconda della tipo di inserimento aziendale la figura può essere identificata come:

Responsabile dell’organizzazione di congressi ed eventi che opera all’interno di organizzazioni congressuali (PCO – Professional Congress Organizer) sia in Italia che all’estero;

Meeting Planner, responsabile della pianificazione dei MICE (Meeting, Convegni, Incentive and Event) e che opera all’interno di aziende di ogni tipologia

Congress and meeting Manager che opera come manager coordinatore degli eventi congressuali all’interno di Tour operator, agenzia di viaggio specializzate e strutture alberghiere

Consulente per imprese ed enti sia pubblici che privati interessati alla realizzazione di un evento.

Formazione e requisiti per l’accesso al ruolo

Possono diventare operatori congressuali coloro che possiedono una laurea in Economia e gestione dei servizi turistici oppure in Economia e tecnica del turismo o in Scienze turistiche. Possono accedere a questa professione anche i diplomati in Tecnico dei servizi turistici.
In ogni caso consigliata la frequenza di appositi corsi di formazione o master specialistici sul meeting management, così come è opportuno svolgere periodi di tirocinio presso società di servizi congressuali.

Per accedere al ruolo è opportuno che l’operatore congressuale abbia competenze in ambito amministrativo, contabile e nel settore turistico; che sappia utilizzare le tecnologie audiovisive per individuare quelle più idonee in ogni circostanza; che conosca le tecniche di pubbliche relazioni e di comunicazione; che sappia gestire i rapporti interpersonali ed il lavoro dei propri collaboratori. Deve inoltre: possedere un’ottima conoscenza scritta e parlata delle lingue straniere (in particolare dell’inglese); saper usare il computer, internet e la posta elettronica; possedere uno spirito imprenditoriale, capacità organizzative e decisionali; avere attitudine a risolvere i problemi e ad impartire e far rispettare le direttive; disporre di flessibilità e di autocontrollo.

Certificazioni

In Italia non c’è una normativa nazionale che regoli l’accesso alla professione di organizzatore congressuale. Solo alcune Regioni, come la Liguria (legge regionale 44/1999), hanno legiferato in maniera autonoma sulla figura nell’ambito delle professioni turistiche, stabilendo i requisiti e le modalità necessarie per iscriversi negli appositi Albi regionali di categoria.
Idem nella Regione Puglia con la legge n.37/2008 – Norme in materia di attività professionali turistiche – risultata però illegittima dalla Corte costituzionale con sentenza del 12 aprile 2010 n.132 poiché rientra nella competenza dello Stato “l’individuazione dei requisiti per l’esercizio delle professioni ed il conseguente rilascio delle relative autorizzazioni che devono valere per l’intero territorio nazionale e non solo per quello regionale”.

Le uniche certificazioni che hanno valore sul mercato del lavoro sono quelle rilasciate da MPI – Meeting Professionals International – la più grande realtà associativa e il più grande network di professionisti nell’ambito dell’industria congressuale mondiale appartenenti a 63 differenti paesi, che ha predisposto due livelli di formazione superiore certificati e riconosciuti a livello internazionale: il CMP e CMM.

Il CMP Certified Meeting Professionals, ideato dal Convention Industry Council, è la qualifica più accreditata nel settore della Meeting Industry perché riconosciuta a livello internazionale ed approvata da 32 Organizzazioni Internazionali. Non è un Corso di Formazione né un Master, e che non è necessario essere Socio di alcuna Associazione.

Si tratta di un Programma di Certificazione su base individuale al quale si può accedere senza frequentare alcun corso, ma solo avendo una esperienza minima di base nel settore della Meeting Industry e dopo aver superato un esame scritto consistente in una serie di domande a risposta multipla.
La Certificazione CMP si rivolge a tutti coloro che a vario titolo lavorano nel mondo della Meeting Industry, quindi non solo ai planners, vale a dire ai vari PCO, o DMC , ma anche ai suppliers e quindi al settore dell’ospitalità, della comunicazione, della ristorazione, della logistica, dello spettacolo.

Nel mondo sono già Certified Meeting Professionals, tra l’altro:

• Directors of Sales and Marketing
• Meetings & Convention Managers
• Directors of Catering & Banquet
• Public Relations Managers
• Rappresentanti di Associazioni Scientifiche
• Corporate Event Managers
• Travel and Transport Managers.

La CMM Global Certification for Meeting Management rappresenta uno stadio avanzato della CMP, riservata a meeting planner e supplier con 10 anni e piú di esperienza e che vogliono essere riconosciuti come professionisti di alto livello.

È una certificazione di “livello universitario”, un programma sostenuto dalla Michigan State University (MSU) e dall’ Institut de Management Hôtelier International (IMHI) , una joint venture tra la French Grande Ecole ESSEC e la Cornell University’s School. of Hotel Administration. Ogni corso di Meeting Management è impartito da un gruppo di docenti universitari per accrescere il proprio valore professionale e progredire nella carriera.

Profili formali correlati

La figura professionale dell’Operatore Congressuale rientra nella categoria 3.4.1.2 “Tecnici dell’organizzazione di fiere, convegni ed assimilati” della classificazione delle professioni Istat (2001).

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