Hotel Night Manager

L‘Hotel Night Manager assume tutte le funzioni di Front Office Management durante la notte, di gestione e vigilanza notturna.

In assenza del Duty Manager, l’Hotel Night Manager è responsabile di tutta la struttura alberghiera in cui lavora.

Questa figura professionale, essendo responsabile del Front Office durante la notte, organizza e pianifica le diverse attività della gestione giornaliera, come la contabilità.

L’Hotel Night Manager risponde del suo operato al Front Office Manager e a seconda delle dimensioni e caratteristiche della struttura dell’hotel può essere supportato dai Guardiani e dai Portieri notturni.

Professione di Hotel Night Manager

L’Hotel Night Manager deve essere persona seria ed affidabile, ed avere un carattere socievole, deciso e diplomatico.

Oltre a possedere una cultura di base e conoscenze linguistiche sufficienti per il proprio lavoro in base alla struttura ricettiva, in particolare della lingua inglese.

Non deve mai essere scortese e dare segni di intolleranza e stanchezza: deve essere sempre sorridente e fiero del proprio lavoro.

Deve anche essere in grado di gestire situazioni di emergenza che possono verificarsi durante il suo turno di lavoro.

Responsabilità e le competenze principali 

Le responsabilità e le competenze principali dell’Hotel Night Manager riguardano la conoscenza del reparto reception per tutte le operazioni di routine.

Gestione degli arrivi e delle prenotazioni

– Check in: assegnazione delle camere in fase di prenotazione e non, con conoscenza delle camere stesse, la loro ubicazione e il prezzo del giorno da comunicare al cliente (chiedendogli anche quanto tempo desidera fermarsi e quali modalità preferisce per il pagamento del conto);

– Registrazione dei dati dei clienti arrivati durante il suo orario di lavoro (oppure durante l’orario svolto dai colleghi nelle ultime ore precedenti, ma non ancora formalizzati) su schede di PS e sul registro questura, manuali o elettroniche, e procedura di archiviazione, registrazione, stampa e preparazione per l’invio dei dati alle Questure o consegna diretta schede ed Istat alle Autorità richiedenti;

– Check-out: operazioni di saldo del conto, alla partenza dei clienti durante il suo turno lavorativo, con conoscenza di ogni tipo di pagamento e preparazione di una distinta di cassa con il contante ed, eventualmente, distinta di spese del fondo cassa interno da consegnare al collega del turno successivo;

– Controllo identificativo del cliente prima della consegna delle chiavi, o comunque al loro ingresso, prima di farlo accedere agli ascensori o alle scale;

– Massima conoscenza del sistema computerizzato dell’hotel in tutti i suoi particolari: per la variazione, il controllo e l’inserimento di prenotazioni, variazioni di soggiorno, variazioni di tariffe o addebiti particolari di servizi (come Bar, Ristorante, etc.); trasferimento degli addebiti e delle modalità di tipi di fatturazione diversificate  secondo le esigenze dei singoli ospiti o clientela business;

– Conoscenza del centralino telefonico e prenotazione delle sveglie.

Controllo e gestione amministrativa

– Conoscenza dei sistemi operativi più comuni (Windows, MC, etc) con nozioni di base per l’utilizzo degli stessi, per preparare lettere in formato Word e tabelle in formato Excel, senza dimenticare l’utilizzo di sistemi di posta elettronica e infine l’utilizzo dei portali Internet con specifiche conoscenze dei portali utilizzati dall’hotel per la vendita e le prenotazioni on-line;

– Salvataggio dei dati del giorno a seconda dei diversi sistemi operativi, seguendo le istruzioni della Direzione;

– Giro di controllo nei punti nevralgici o indicati dalla Direzione, per verificare il funzionamento di impianti di riscaldamento, climatizzazione, frigoriferi etc. senza mai in ogni caso usare gli ascensori, avendo cura di chiudere i cassetti di cassa, le porte d’accesso, lasciando un avviso alla clientela eventuale che dovesse  arrivare nel periodo di non presidio di portineria. In casi particolari non è obbligatorio l’orario degli stessi;

– Archiviazione delle corrispondenze di clienti partiti e dei tabulati degli arrivi e partenze del giorno precedente, nonché archiviazioni varie a seconda delle diverse esigenze aziendali;

– Consegne del mattino al collega di turno di eventuali informazioni anche riguardanti anomalie, registrate su apposita agenda giornaliera, con la consegna della distinta di versamento per l’amministrazione, allegandone tutte le fatture o ricevute fiscali in ordine e controllate;

– Apertura dei sistemi operativi per la preparazione degli ordini ai reparti interessati nelle primissime ore del mattino; stampa degli arrivi e delle partenze previste con controllo cartaceo corrispondente alle prenotazioni e stampa dell’elenco clienti alloggiati nei diversi ordini (nominativo e per camere). Preparazione e stampa dei tabulati per la governante e del servizio delle prime colazioni. Stampa generale delle “chiusure giornaliere” per i reparti di contabilità interna e Direzione.

Gestione delle partenze e della sicurezza notturna

– Controllo e chiusura contabile giornaliera, dopo aver verificato con stampe di prova che tutto l’operato della giornata non presenti errori dei dati e che tutto sia stato effettivamente ben inserito;

– Controllo di entrate e uscite principali e secondarie, per verificare che siano chiuse e inaccessibili dall’esterno se non con una chiamata al citofono o al campanello.  A seconda delle diverse disposizioni delle Direzione, devono essere chiuse o aperte in fasce orarie prestabilite;

– Controllo luci dei saloni dei corridoi e parti comuni non utilizzate durante la notte – con riferimenti e disposizioni interne – che devono tener conto delle vigenti disposizioni di legge relative alle normative antinfortunistiche;

– Compilazione del “rapporto della notte” con la registrazione degli ultimi clienti arrivati o entrati e delle prime partenze, avendo cura di compilare i moduli con le diverse esigenze quali (temperature acqua calda, riscaldamento) oppure registrazione di anomalie per servizi tecnici o reclami della Clientela.

Sbocchi professionali

Il Night Manager lavora in strutture alberghiere.

Normalmente la sua giornata di lavoro inizia dalle 23.00 e si protrae fino al mattino.

In genere fino alle 7.00, per un totale di 8 ore giornaliere con 2 giorni di riposo settimanali.

Formazione e requisiti per l’accesso al ruolo

L’Hotel Night Manager deve possedere una solida conoscenza delle lingue, dei sistemi informatici, delle operazioni di routine relative al reparto reception.

Deve avere, inoltre, un’ottima conoscenza dei sistemi operativi e di controllo utilizzati negli hotel.

Per ambire al lavoro di Hotel Night Manager è necessario formarsi con corsi o master in Hotel Management.

Preferibilmente preceduti da una laurea in ambito turistico.

Profili formali correlati

Portiere notturno.

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