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L’operatore congressuale

Proseguiamo l’analisi delle figure professionali che ruotano nell’orbita dell’organizzazione degli eventi e dei congressi. Dopo aver delineato i ruoli e le prospettive del Responsabile del Centro Congressi e del PCO, il Professional Congress Organizer, nella schede tecnica che segue la docente dell’ateneo lombardo illustra le mansioni affidate all’Operatore congressuale, una figura che avevamo già trattato, ma che al giorno d’oggi ha assunto maggior importanza proprio per via della costante crescita di questo segmento di mercato.

Mansioni e obiettivi dell’operatore congressuale

L’operatore congressuale è colui che si occupa dell’organizzazione logistica e pratica di un evento e risponde al Responsabile del centro congressi o al direttore di una società specializzata nell’organizzazione di eventi congressuali.

Le mansioni di questa figura hanno come obiettivo la messa in atto effettiva del congresso.
In particolare l’operatore congressuale, tra le altre cose, deve:
• Contattare eventuali sponsor, ospiti e relatori
Individuare una sede congressuale idonea all’evento.
• Allestire la sede con addobbi o segnaletica.
• Allestire le reception desk.
• Organizzare tutti i servizi collaterali all’evento: deve assicurarsi di un’adeguata presenza di mezzi di trasporto da e per la sede congressuale, coordinando gli spostamenti con le prenotazioni alberghiere; deve inoltre selezionare il catering e i servizi di ristorazione.
• Definire la linea grafica dell’evento, supervisionando la stampa e la consegna di brochure e materiale informativo.
Gestire il personale per le diverse esigenze congressuali: richiedere ad un’agenzia specializzata, o selezionare in prima persona, le hostess, gli addetti alla reception ed eventuali interpreti.

Le sue competenze

Competenze di base
Conoscenza di almeno due lingue straniere
Conoscenza delle discipline economiche

Competenze tecnico-professionali
Conoscenza delle tecniche di pubbliche relazioni e di comunicazione, fondamentali per gestire i rapporti interpersonali ed il lavoro dei propri collaboratori
Conoscenza approfondita delle dinamiche caratterizzanti il settore del turismo congressuale
Conoscenza del settore turistico per poter interagire con consapevolezza con i responsabili di strutture ricettive e aziende di trasporto

Competenze trasversali
Spirito imprenditoriale
Spiccate capacità organizzative
Predisposizione al lavoro in team
Capacità di affrontare eventi non prevedibili
Doti di autocontrollo e di flessibilità
Precisione ed attenzione per i dettagli

Il percorso di studi consigliato

Per intraprendere la professione dell’operatore congressuale è necessario avere una buona cultura generale che, oltre ad un diploma, può prevedere una laurea almeno triennale in lingue o in discipline turistiche.

Per qualunque professione nell’ambito congressuale è comunque consigliabile la frequenza di corsi di formazione specifici, da integrare con periodi di tirocinio presso società professioniste.

Per questi motivi, il primo passo per intraprendere la carriera di operatore congressuale è quello di iniziare a lavorare presso una società specializzata nell’organizzazione di congressi, inserendosi come stagista o come dipendente, nell’ambito della segreteria organizzativa, oppure ricoprendo il ruolo di hostess.

Quest’esperienza iniziale è fondamentale per acquisire dimestichezza con il settore e per poter accedere in seguito a posizioni di livello più elevato, come ad esempio il Pco, il Professional Congress Organizer, figura caratterizzata da maggior autonomia decisionale e strategica rispetto all’operatore.

Le opportunità di lavoro

Questa figura è un lavoratore dipendente presso società diverse nell’ambito congressuale: si può trattare di una società che gestisce una particolare struttura congressuale, e in questo caso la sede di lavoro è spesso sempre la stessa, oppure di una società che organizza eventi in strutture diverse a seconda delle esigenze, il che comporta frequenti spostamenti per l’operatore.

I ritmi lavorativi variano notevolmente sulla base della fase organizzativa: se per gran parte del tempo l’occupazione giornaliera dell’operatore risulta essere nella norma, bisogna considerare che con l’approssimarsi dell’evento possono essere richiesti orari lavorativi flessibili.

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