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PCO – Professional Congress Organizer

Proseguiamo l’analisi delle figure professionali che ruotano intorno all’organizzazione degli eventi congressuali. Dopo aver esaminato le caratteristiche del responsabile del centro congressi, attraverso questa scheda tecnica passiamo ad approfondire il ruolo del PCO, il Professional Congress Organizer.

L’organizzatore professionale di congressi è colui che si occupa di ogni aspetto legato all’organizzazione di un evento ed è quindi responsabile di tutte le attività ad esso connesse: dalla fase di ideazione alla fase di realizzazione e conclusione dell’evento stesso.

Le mansioni del PCO

IL PCO è chiamato a farsi carico di molte mansioni ed attività, tra cui quelle qui di seguito indicate:

• Stringere rapporti con potenziali committenti di congressi, siano essi aziende, associazioni, etc. seguendo il cliente dal primo contatto alla chiusura dell’evento.
Individuare le esigenze principali espresse dal committente dell’evento.
• Concordare con il committente un budget di spesa.
• Definire un programma di massima delle tempistiche organizzative per ciascun evento.
• Contattare eventuali sponsor, ospiti e relatori.
• Organizzare tutti i servizi collaterali all’evento quali mezzi di trasporto, prenotazioni e/o convenzioni alberghiere, servizio di catering-bar etc.
Selezionare il personale qualificato per le diverse esigenze congressuali (hostess, sicurezza, etc)
• Valutare l’effettiva funzionalità della struttura congressuale prescelta in base alla tipologia del congresso.
• Supervisionare la stampa di brochure o materiale informativo da consegnare agli ospiti.
• Essere costantemente presente presso la struttura congressuale nel corso di svolgimento dell’evento per risolvere eventuali contrattempi.
• Tracciare un bilancio finale relativo all’organizzazione dell’evento, individuando eventuali criticità e, qualora fosse ritenuto necessario, redigere un documento dimostrativo relativo al ritorno economico dell’investimento fatto.

Le competenze richieste

Competenze di base

  • conoscenza di almeno due lingue straniere
  • conoscenza delle discipline economiche

Competenze tecnico-professionali

  • conoscenza delle norme amministrativo-contabili
  • conoscenza delle tecniche di pubbliche relazioni e di comunicazione
  • conoscenza del settore turistico
  • conoscenza delle tecniche di organizzazione di un evento aggregativo

Competenze trasversali

  • spirito imprenditoriale
  • predisposizione al lavoro in team
  • capacità di affrontare eventi non prevedibili
  • dinamicità
  • doti di autocontrollo e di flessibilità
  • capacità organizzative, precisione ed attenzione per i dettagli

Il percorso formativo più indicato

I percorsi universitari che risultano essere adatti per questa professione sono le lauree in turismo e in lingue. Infine è fondamentale che l’organizzatore professionale di congressi abbia un background di conoscenze economiche relative al budget che assicurino un efficiente gestione dell’evento.

Al di là della formazione accademica è consigliabile intraprendere corsi di formazione appositamente strutturati per gli organizzatori congressuali, da integrare con un periodo iniziale di tirocinio presso società professioniste.

Le prospettive occupazionali

Il primo passo per intraprendere la carriera di operatore congressuale è quello di iniziare a lavorare presso una società specializzata nell’organizzazione di congressi, inserendosi ad esempio nell’ambito della segreteria organizzativa, oppure ricoprendo il ruolo di hostess.

Quest’esperienza iniziale è fondamentale per acquisire dimestichezza con il settore e per poter accedere in seguito a posizioni di livello più elevato.

L’organizzatore professionale di congressi svolge una serie di attività dinamiche che lo portano ad essere spesso lontano dal proprio ufficio; in molti casi infatti vi sono alcuni aspetti particolari dell’evento che egli non può gestire se non personalmente.

I ritmi lavorativi variano notevolmente sulla base della fase organizzativa: se per gran parte del tempo l’occupazione giornaliera dell’operatore risulta essere nella norma, bisogna considerare che con l’approssimarsi dell’evento possono essere richiesti orari lavorativi flessibili.

L’organizzatore professionale di congressi può essere un lavoratore dipendente di una società che organizza congressi, oppure, se possiede un’approfondita conoscenza del settore e se ha una buona base economica, può lavorare autonomamente.

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